Case

背景・課題

浅草相撲部屋様の顧客はほぼ100%が訪日外国人客であり、個人客だけでなく旅行代理店やホテルからの「団体・代理予約」が急増していました 。

これに伴い、以下のようなバックオフィス業務の肥大化が深刻な課題となっていました。

• 代理店予約特有の「空き状況の確認」から「予約確認書の発行」に至るまでの、電話やメールでの煩雑なコミュニケーション・ラリー（往復のやり取り）
• アカウントを持たない小口代理店からの問い合わせ対応や、個別での予約・請求・入金対応による高負荷
• 各代理店で異なる請求条件（都度請求・一括まとめ請求など）に合わせた、エクセルでの手作業による請求書作成

参画時の状況

OTA経由の個人予約はシステム化が進む一方で、B2B予約は人手による判断と処理への極度な依存状態にありました。
日々の売上レポート作成や請求・入金管理が手作業で行われており、業務が属人化。
このままインバウンド需要が拡大し続ければ、事務処理が破綻してしまう状況でした。

主な対応内容

これらの課題を解決するため、予約から請求まで人間の手を介さない直線的なデジタル・パイプラインの構築を目指しました

1.代理店機能の活用とB2Bポータルの構築（Phase 1）

• BOKUNの代理店機能を活用し、B2B専用の予約ポータルを構築
• 小口代理店に対しても専用の追跡コードやフリーアカウントを発行・配布し、代理店自身で在庫確認から予約までを直接行える運用ルールを策定

2. 複雑な条件を吸収する「請求書自動発行システム」の独自開発（Phase 2）

• BOKUNに集約された予約データを「正」とし、Webhookを経由して独自開発の「売上登録API」へ連携
• 各代理店の得意先マスタ（請求タイミングや明細/まとめ等の条件）と照合し、スプレッドシート形式等で請求書をシステムが無人発行する仕組みを構築
• 予約内容の変更時も、BOKUNからTableCheckへ変更内容を自動で同期するシステム基盤を実装

成果

• 電話やメールによる空き照会・予約手配のコミュニケーション工数が激減
• 手作業による予約台帳への転記・入力ミスが0に
• 代理店ごとに異なる条件をシステムが自動判別することで、手作業による請求書作成を完全にゼロ（自動化率100%）に削減
• 事務作業のボトルネックが完全に解消されたことで、さらなるインバウンド需要の増加や多店舗展開にも耐えうる、強靭なバックオフィス基盤（スケーラビリティ）を確立

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